Vaak krijg ik de vraag ‘wat moet ik doen om mijn praktijk op orde te krijgen’. En niet alleen van praktijkeigenaren het zijn natuurlijk ook veel praktijkmanagers die worstelen met deze vraag.
‘Het loopt niet lekker Mascha, er zijn zoveel zaken die niet goed gaan en ik heb het idee dat ik continu achter de feiten aan loop, waar ik moet beginnen?’
Als ik doorvraag, waar ze dan tegenaan lopen, valt mij elke keer weer op dat het ze meestal aan tijd ontbreekt en het altijd dezelfde thema’s zijn: communicatie, samenwerking, organisatie van werk en personeel. Ook is het opvallend dat vaak de oplossing wordt gezocht in een werkoverleg met als gevolg dat het steeds terugkerende agendapunten worden omdat het ontbreekt aan een structurele aanpak. Ik heb zelfs een praktijk meegemaakt waar het werkoverleg een soort standaard presentatie werd. Een monoloog van de praktijkeigenaren, door wie elke keer de werkwijze puntsgewijs werd opgesomd. Dit was nodig vanwege de aanwezigheid van steeds weer nieuwe medewerkers door het hoge verloop van de praktijk. Het spreekt voor zich dat dit niet alleen doodvermoeiend is maar ook mega saai, niet alleen voor de praktijkeigenaren zelf maar ook voor alle collega’s die dit al jarenlang (vanuit een bijna slaapstand) moeten aanhoren.
Bij deze praktijk was meer aan de hand en zijn we een heel traject ingegaan, echter je kunt als praktijk prima zelf orde op zaken stellen of in iedere geval een begin maken om te kijken wat je nou precies nodig hebt.
Ik houd ervan om heel pragmatisch aan de slag te gaan, lijstjes maken, gewoon opschrijven (of nog beter digitaal). De volgende 3 stappen zijn het uitgangspunt:
Stap 1 Bepaal de grootste energielekken. Inderdaad die zaken die keer op keer fout gaan, veel te veel tijd kosten en tot grote frustraties in het team leiden.
Stap 2 Wat zijn de grootste kostenposten? Wat valt er op?
Stap 3 Hoe productief zijn de medewerkers (en ZZP’ers) in jouw team? Natuurlijk is niet iedereen gelijk en zijn er verschillen alleen al vanwege ervaringsjaren. Echter wees eens kritisch, je bent geen maatschappelijke instelling toch?
Natuurlijk kost alles tijd. Echter als je iets constructief aanpakt gaat het je tijd opleveren, echt.! Het voordeel van deze 3 stappen is dat je ze niet allemaal tegelijk hoeft te doen. Verdeel het over een maand en doe elke week een stap. Trek er max een half uur voor uit en schrijf alles op wat in je opkomt. Je zult zien dat er in elke stap ook weer dezelfde punten naar voren komen. Heel goed, want dit zijn dus de zaken die jullie werkproces vertragen, de praktijk geld kost en jullie team frustreert.
Het goede nieuws is, dat als je bovenstaande in kaart hebt gebracht, je meteen 2 nieuwe uitgangspunten hebt. Allereerst heb je direct inzicht in een aantal zaken waar je snel mee kunt scoren: zaken die je meteen zonder veel moeite (en kosten) kunt verbeteren. Daarnaast heb je helder aan welke zaken je prioriteit gaat geven, namelijk die zaken die in elke stap naar voren zijn gekomen. Rest jou nog om voor de aanpak een stappenplan te maken en hier een realistisch tijdschema aan te hangen. Vergeet niet om te bepalen wat je zelf gaat doen en vooral wat je aan anderen delegeert.
Toch blijkt het, vaak door tijdgebrek, voor veel praktijkeigenaren en praktijkmanagers ingewikkeld om zich te focussen op de verbeterpunten. Uit ervaring weet ik dat het lastig is om zonder begeleiding je volledig te committeren en te werken volgens een duidelijke en haalbare planning. Ik begrijpt het, want je hebt vaak allerlei ideeën en wil deze het liefst tegelijk uitvoeren. Je springt van het ene naar het andere project. En laat me raden: aan het einde van de week constateer je dat het je weer niet is gelukt. Herken je dit? Ik kan je helpen.
